Die Koordination macht’s

Wer eine Veranstaltung oder Aktion plant, sollte sich überlegen, ob er sich für seine Presse- und Öffentlichkeitsarbeit nicht andere Partner mit ins Boot holt. Dies hat mehrere Vorteile: Gegenseitige Anregung, erweiterte Interessentenkreise und bei guter Organisation auch weniger Arbeit.

Damit eine Zusammenarbeit für beide Seiten gewinnbringend verläuft, sollte man sich gleich zu Anfang einige Fragen stellen:

  • Wer ist der (avisiert) Kooperationspartner? In welchem Verhältnis stehen wir zueinander?
  • Welche Pressemaßnahmen plane und übernehme ich bzw. mein Partner?
  • Wer ist für welchen Bereich zuständig?

Veranstalter-Kooperation
Warum etwa sollte ein Künstler seine Galerie oder den betreffenden Kunstverein nicht mit gutem Informationsmaterial, Kontakten und eigener, parallel laufender Medienarbeit unterstützen? Wenn Sie Ihre eigene PR mit der des Veranstaltungsortes koordinieren wollen, sprechen Sie vor allem den Presseverteiler und das -material ab: Es gibt Redaktionen, die geradezu allergisch auf Doppelläufer - also Material zum gleichen Thema, zur gleichen Veranstaltung - von zwei Seiten reagieren und ganz auf stur schalten. Zu gut deutsch: dann gibt es keine Veröffentlichung.

Teilen Sie Ihre Aktivitäten also entsprechend auf in „A übernimmt kleine Informationsarbeit, weist lediglich seinen Stammverteiler auf Veranstaltung X hin“ und „B übernimmt die generelle, große Informationsarbeit“. Dies ist umso wichtiger, wenn weitere Kooperationspartner dazu stoßen, wie

  • Förderer - die man unbedingt in abgesprochener Art und Weise berücksichtigen sollte (Hinweis in Presseinformation, Verlinkung mit Homepage, Information entsprechender Fremdbranchen-Medien, Integration in Werbematerial…), die man aber auch fragen kann, ob nicht deren ggf. vorhandene Pressestelle wiederum auf die Veranstaltung hinweist oder ob eine Exklusivveranstaltung gewünscht ist;
  • Tourismus - klinken Sie sich in die PR-Aktivitäten der Stadt oder Gemeinde ein: Kontakten Sie das zuständige Presse- und das Tourismus-Amt.

BEISPIEL: Die Münchner Künstlerin Anne Wodtcke konnte für ihr aktuelles Projekt „mental sculpture“ einige Anbieter von Stadtführungen für ihre permanent zugängigen Installationen im öffentlichen Raum begeistern, so dass diese mit ihren Gruppen die Ausstellungspunkte besuchen (www.annewodtcke.de).

Medienkooperationen
Mit Medien wie Stadtmagazinen, Tageszeitungen und Hörfunksendern, kann man Verlosungsaktionen, Berichterstattung (Themen, Menge und Umfang der Beiträge) festlegen; diese fungieren dann meist als Präsentator („Medium X präsentiert Veranstaltung…“). Hier sollte man die etwas längere Vorlaufzeit berücksichtigen, weil neben dem Redakteur auch noch andere Verantwortliche wie Marketing-, Promotion- und Geschäftsleitung mit entscheiden. Eine ideale Kombination ist die Zusammenarbeit zweier verschiedener Medienarten, etwa mit einem Print- und einem Hörfunkanbieter.

Im Rahmen von Medienkooperationen lässt sich auch die Nennung von Förderern und Sponsoren unterstützen. Denn es ist (leider) so, dass gerade Tageszeitungen, Fernseh- und Hörfunkredaktionen nach wie vor Probleme damit haben, nicht-staatliche Förderer und Sponsoren zu nennen. Durch eine feste Themenplanung mit den Medien-Kooperationspartnern ergeben sich verschiedene Möglichkeiten, Unterstützer zu „pflegen“.

Meist sind dies Geschäfte auf Gegenseitigkeit, d.h., man legt genau fest, wer was wann liefert. Bei größeren Veranstaltungen muss ein Mediaplan erstellt werden; d. h., es müssen Anzeigen geschaltet werden, dies allerdings zu Sonderkonditionen in Verbindung mit der Zusage ausführlicher redaktioneller Berichterstattung bzw. Erwähnung (auch in Veranstaltungskalender etc.).

Sie meinen vielleicht, dass dies für Bildende Künstler nicht relevant ist? Keineswegs: Gerade da, wo Sponsoren und Förderer mit im Boot sind, Ausstellungen und Aktionen im Umfeld eines größeren Festivals stattfinden oder in einem großen Museum gezeigt werden, sollte man sich entsprechende Gedanken machen.

BEISPIEL: Die Bilderaktions-Tournee „1000 Bilder Kunst solange der Vorrat reicht“ führte Martin Potsch 1992 bis 1995 durch acht deutsche Großstädte. In jeder wurde eine Kooperation mit einem dortigen Szenemagazin organisiert (Kontakt über www.tipp-presse.de).

Sie können derartige Kooperationen aber auch in kleinerem Rahmen - speziell mit der Lokal- und Stadtteilpresse - anbahnen, wofür sich gerade kleinere Orte anbieten. Denken Sie doch einmal darüber nach, was Sie den Lesern vor Ort alles bieten können: Atelierbesuche, Malstunden für Kinder, ein kleines, feines Kontingent an Freikarten, die die Gewinner sich zur Veranstaltungszeit am Veranstaltungsort abholen, eine Präsentation mit Live-Performance im Verlagshaus - dies nur als kleine Anregung.

BEISPIEL: Eine weitere Form der Kooperation ging der Hartware MedienKunstVerein (Dortmund) anlässlich der Ausstellung „Vom Verschwinden. Weltverluste und Weltfluchten“ (2005) ein. Die Kuratorin Ute Vorkoeper zur Motivation: „Wir hatten die Idee, zum Projekt eine Infozeitung zu machen, weil Zeitungen nicht für die Ewigkeit angelegt sind“. Die taz NRW übernahm eine Medienpartnerschaft und druckte eine integrierte vierseitige Infozeitung. Finanziert wurde diese u.a. durch gezielt akquirierte Anzeigen (Emscher Gemeinschaft, Dortmund Projekt) sowie weitere Förderer. Der Effekt: Durch die Verteilung im gesamten NRW-Gebiet „kamen zur Eröffnung sehr viel mehr Punlikum als üblich“, so Susanne Ackers vom HMKV (www.hmkv.de). Insgesamt, so Vorkoeper, „war es eine gute Erfahrung. Es wäre wirklich gut, wenn mehr Partnerschaften zwischen Kunst und Medien hergestellt werden könnten“.

Marketing-Kooperation
Oder besprechen Sie die Möglichkeit einer Exklusiv-Kooperation: Sie erstellen für eine Zeitschrift eine Sonderedition – die Zeitschrift stellt sie ausführlich, auch mit Hintergrundberichten, den Lesern vor und verwendet sie für ihr Leser-, Abonnenten-, Kundenmarketing. Oder arrangieren Sie Atelierbesuche, Künstlergespräche, Verlosungen – dies sind Marketingmaßnahmen, die sich unmittelbar für die Pressearbeit eignen, denn so produzieren Sie interessante Themen.

Koordiniertes Vorgehen ist notwendig
Für alle Maßnahmen gilt: Machen Sie Verträge - es können auch kleinere schriftlich fixierte Vereinbarungen sein -, in denen die Rechte und Pflichten, Verantwortlichkeiten und Finanzen festgehalten und von beiden Seiten unterzeichnet werden. Wer weiß, wie wichtig Pressearbeit für seine Arbeit sein kann, sollte vertraglich in der Zusammenarbeit mit Fremdveranstaltern, Galerien, Agenturen auf einen Passus „Presse- und Öffentlichkeitsarbeit“ einigen.

Bei alledem: Verhandeln Sie nach Ihren Bedingungen – vergessen Sie aber nicht, dass Kooperationen für alle Partner lohnend sein müssen! So organisiert, sind Medien- und andere Kooperationen ein gutes (Kommunikations-)Geschäft für Sie und Ihre Partner.

Literatur-Tipps
Birgit Mandel: PR für Kunst und Kultur, Zwischen Event und Vermittlung, F.A.Z.-Institut, Frankfurt/M. 2004, ISBN 3-89981-019-8
Friederike Moldenhauer / Joachim Bitter: Literatur veranstalten, Lesung, Vortrag, Event, Ein Ratgeber zu Konzept, Organisation und Durchführung, Praxis Kultur 1, m press, München 2005, ISBN 3-89975-479-4 (auch für andere Kultursparten sehr anregend)