Erfolgreiches Pressematerial auf den Punkt gebracht

Wer das Ziel seiner Kommunikationsaktivitäten festgelegt hat, kommt unweigerlich an den Punkt, nach der Umsetzung zu fragen. Hier gibt es Standards - aber wie so Vieles in der PR hängt die Wahl der Mittel und Wege von individuellen Gegebenheiten ab.

Bevor Sie Redaktionen kontakten, klären Sie:

  • Was genau möchten Sie vermitteln, worüber informieren?
  • Welches Text- und welches Bildmaterial soll erstellt werden?
  • Steht der für die jeweilige Aktion passende Presseverteiler fest?

Die schriftlichen Presseinformationen erstellen Sie in verschiedenen Varianten. Alle Informationen müssen Ihre Kontaktdaten (Name, Adresse, Telefon, Fax, E-Mail, Website) sowie die genauen Veranstaltungsdaten (Name der Veranstaltung/ Ausstellung, Beteiligte, Ort, Dauer und Öffnungszeiten, ggf. Eintrittspreis, Kontakt vor Ort) enthalten.
Hierbei sind die „5 journalistischen W’s“ - was, wann, wo, wer, warum - unbedingt zu beachten. Haben Sie Orte und Daten deutlich hervor. Und soweit möglich, maximal 2 Seiten Text. Achten Sie auch darauf, für wen Sie die Informationen erstellen: Sie sollten ggf. auf die jeweiligen Themenschwerpunkte abgestimmt werden („Junge Kunst“ bedient andere Zielgruppen und Inhalte als „art“ oder „FAZ“).

Die Pressemeldung reißt das Thema an, enthält Hinweise auf das weitere lieferbare Informationsmaterial.
Die Terminankündigung ist im Prinzip ähnlich, nur dass sie weniger inhaltlich, als mehr auf einen konkreten Termin hin zugeschnitten ist.
Die Presseinformation enthält neben konkreten Daten auch Inhalte. Sie vermittelt Hintergründe, Teilnehmer und Konzept der Veranstaltung, des Termins. Und dient Redaktionen häufig als Vorlage für eigene Texte - ist sie lebendig, journalistisch geschrieben, wird sie häufig wenig verändert übernommen. Ob am Ende des Textes oder auf einer Extra-Seite: Bieten Sie Bildmaterial an, indem Sie Motive zur Anforderung anbieten.
Insbesondere bei größeren Veranstaltungen legen Sie ein Rückantwort-Formular bei.
Die Pressemappe enthält darüber hinaus weitere Hintergrundinformationen, Daten und Fakten zu Teilnehmern und Bildmaterial. Sie liegt auf Presseterminen zum Mitnehmen aus und wird Redaktionen, die besonders interessant oder interessiert sind, zugesandt.
Vergessen Sie nicht, Ihre Förderer/ Sponsoren vereinbarungsgemäß zu erwähnen.

Eine Vita müssen Sie in jedem Fall bereit halten. Dies ist kein lückenloser Lebenslauf, sondern eine Aufzählung wesentlicher, auf die Veranstaltung abgestimmter Daten: Geburtstag und ggf. -ort; Ausbildungsweg, wichtige Einzel- und Gruppenausstellungen, Preise, Stipendien, Förderungen, Ankäufe, Sammlungen, Medienberichte (große Interviews), Lehraufträge.
Tipp: Legen Sie sich mehrere, für verschiedene Zielgruppen geeignete Vitae zu. Als Basis dient ein lückenloser Lebenslauf, der aber ausschließlich für Sie bestimmt bleibt.

Bilder sind die direktesten Sendboten von Nachrichten. Um beim Empfänger anzukommen, benötigen sie zwischen 1,5-2,5 Sekunden – in dieser Zeit wird über die Akzeptanz entschieden. Darum ist das Bildmaterial eine der wichtigsten Visitenkarten für Ihre Arbeit. Sparen Sie also nicht an der Qualität, beauftragen Sie ggf. einen professionellen Fotografen. Sie sind Künstler – das ist eine Verpflichtung zu bestem Bildmaterial.

Hier einige Anhaltspunkte:

Motive

  • 1-2 Porträts von Ihnen (mit Kunstwerk)
  • 2-4 aktuelle Motive bzw. 1-2, die an besonders repräsentativen Stellen stehen

Material

  • digital: 300 dpi, ca. 10×15 cm (auf CD gebrannt bzw. abrufbereit im Rechner; Format: jpg)
  • Papier: gute Farbabzüge 13 x 18 cm
  • Hochglanz für besonders hochwertige Produktionen: Ektachrome-Dias bzw. 6×6 Großbilddias

Bildrechte
Prinzipiell gilt: Sie behalten grundsätzlich die Rechte an Ihrem Werk, der Fotograf die Rechte an seinem Foto (Informationen zu Nutzungsrechten unter www.bildkunst.de). Das Bildmaterial sollte für den redaktionellen Abdruck frei sein. Vermerken Sie also auf der Rückseite jedes Bildes bzw. auf jedem Bild(rand).


Beispiel:

// TITEL des abgedruckten Werkes bzw. Name der zu sehenden Personen.
// Der Abdruck dieses Bildes ist im Rahmen der redaktionellen Berichterstattung bei Nennung des Copyrights frei. Nach Veröffentlichung erhalte ich 2 Belegexemplare. (© NAME, ADRESSE, TELEFON, E-MAIL…)

Bildrechte haben aber auch die Fotografierten: Holen Sie sich ggf. von allen Personen, die auf dem Bild zu sehen sind, Einverständniserklärungen für eine Veröffentlichung im Rahmen XY ein (weitere Informationen unter www.bildkunst.de oder in Falkenberg, s.u.).
Tipp: Es gibt Rechtsanwälte, die sich auf Kunst- und Urheberrecht spezialisiert haben. Hier eine unrepräsentative Auswahl:

www.art-lawyer.de

www.kunstrecht.de
www.lawmas.de
www.raharder.de
www.rechtgestalten.de

Der Versand der Presseinformationen erfolgt am besten per E-Mail oder postalisch, manche Redaktionen wünschen eine kurze Vorab-Information per Fax und fordern bei Interesse mehr an. Gerade für kürzere Vorankündigungen bietet sich der elektronische Versand an; hier kann man auch eine Bild- und eine Textdatei (txt, pdf; viele Redaktionen wünschen doc) anhängen; insgesamt möglich unter 1 MB, da größere Datenpakete von den meisten Redaktionen automatisch geblockt werden.
Lange Textpassagen verbieten sich auf diesem Wege - senden Sie die wichtigsten Eckdaten, bieten Sie weiteres Material an. Oder aber versenden Sie einen Link auf die betreffende Website (siehe Titelbild).

Nutzen Sie Ihre Homepage, installieren Sie einen Button „Ansprechpartner für die Presse“. Stellen Sie, wenn möglich, Downloads (Texte, Bilder) bereit oder bieten Sie (Presse-)Texte und Bilder online zum Abruf an. Präsentieren Sie Presseausschnitte (abgetippt oder kopiert). Aktualisieren Sie Ihre Website ständig (oder halten Sie sie, falls Sie dafür nicht genügend Zeit haben, möglichst „neutral“). Achten Sie darauf, dass sich hinter dem Button „Presse“ nicht (nur) bereits erschienene Presseberichte finden: Journalisten suchen aktuelle Informationen, kein verstecktes Eigenlob.

Tipp: Und bei alledem: Seien Sie zuverlässig und schnell! Wenn Sie einmal nicht im gewünschten Zeitraum Informationen und Material liefern können, bieten Sie konkrete Alternativtermine!

Literatur-Tipps
Viola Falkenberg: Im Dschungel der Gesetze, Leitfaden Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Viola Falkenberg Verlag, Bremen 2004
Reddeker, Lioba (Hg.): Pressearbeit in der bildenden Kunst. Grundlagen und Tips für den erfolgreichen Umgang mit Medien in Österreich, basis wien, Wien 2006
Scheurer, Hans (Hg.): Presse- und Öffentlichkeitsarbeit für Kultureinrichtungen. Ein Praxisleitfaden, transcript, Bielefeld 2001
Zimmermann, Olaf: Medienarbeit und Marketing; Künstlerhandbuch, atelier Verlag, Köln 1995